L’avènement de la dématérialisation, des coffres-forts numériques, des factures électroniques a considérablement contribué à réduire nos classeurs à papiers administratifs. Mais quand on vous demande de fournir un justificatif, vous mettez combien de temps à le trouver ? C’est quoi votre première réaction ?
Je me rends compte que bien souvent, quand on ne savait pas classer ses papiers, on sait encore moins gérer ses fichiers. On les télécharge, on les duplique, on les perd, on les re-télécharge ailleurs… Et quand vient le moment fatidique de les retrouver c’est la crise. On allume l’ordi du bout de l’index. Puis, on clique furieusement en dépliant chaque dossier d’une arborescence qui ressemble à un immeuble de 15 étages auquel il manquerait quelques appartements. On s’agace, on s’impatiente, on râle… Jusqu’à retrouver le graal, ou jusqu’à laisser tomber…
Voici quelques petits conseils pour vous y retrouver un peu mieux :
1) Structurer vos répertoires
Définissez vos thématiques générales, selon votre métier ces thèmes vous sont propres mais on peut imaginer un 1er niveau contenant les répertoires :
- Comptabilité
- Salariés
- Clients / Fournisseurs
- Communication
Puis réfléchissez à vos sous-dossiers. Limitez le nombre de sous-répertoires. Au-delà de 3 niveaux, vous risquez de vous perdre.
2) Organiser vos sous-dossiers
En les nommant avec des caractères spéciaux quand le système d’exploitation l’autorise. Il faut que cela ait une signification pour vous. Exemple : @ [] #
ou
Avec des numéros. Cela permet de définir une priorisation des dossiers, les chiffres les plus petits apparaissant souvent en 1er dans les explorateurs de fichiers.
3) Trier et classer ses fichiers
Je vous encourage à utiliser une convention de nommage, parce que :
- cela facilite grandement la recherche
- si vous travaillez à plusieurs, vous saurez trouver les documents de vos collègues et ils sauront comment chercher dans les vôtres
- cela évite de créer des niveaux trop fins dans l’arborescence
Pour nommer vos fichiers, vous pouvez indiquer un thème entre crochets ou parenthèses. Ce thème peut être
- un nom de projet
- un nom de client, de fournisseur, de salarié
- un sujet, par exemple « formation », « facture », « contrat »
Si vous avez différentes versions d’un même fichier, pensez à le numéroter ou à le préfixer ou suffixer avec la date au « format américain » aaaammjj (année sur 4 chiffres, mois sur 2 chiffres, jour sur 2 chiffres).
4) « Pimper » son classement avec de la couleur
Enfin, si vous utilisez Google Drive, vous pouvez jouer avec les couleurs des dossiers. Vous pouvez ainsi attribuer :
- Une couleur par dossier ou projet
- Une couleur par ordre de priorité :
Faible (vert), Normale (bleu), Importante (rouge)
- Une couleur par statut :
A faire (rouge), En cours (jaune), Terminé (vert)
Finalement rappelez-vous que l’important n’est pas tant l’endroit où vous allez classer le fichier qui importe, mais bien l’endroit où vous irez le chercher 😉